Het handmatig invoeren van factuurgegevens is een tijdrovende taak voor veel ondernemers. AI-technologie kan dit proces automatiseren door belangrijke factuurgegevens zoals factuur-id, factuurdatum en verschuldigd bedrag automatisch te herkennen en te verwerken.
Hoe AI-factuurverwerking werkt
Met OCR (Optical Character Recognition) is het overtypen van aankoopfacturen verleden tijd. OCR kan bepaalde velden zoals leverancier, vervaldatum, factuurtotaal en lijnen automatisch herkennen uit PDF-bestanden. Het systeem gebruikt Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) en OCR om de belangrijkste informatie uit facturen te extraheren.
Stap 1: Kies je AI-tool voor documentverwerking
Voor Nederlandse ondernemers zijn er verschillende opties beschikbaar:
Gespecialiseerde OCR-diensten:
- Nanonets gebruikt geavanceerde OCR en Deep Learning om relevante informatie te extraheren uit ongestructureerde teksten en documenten
- Parseur biedt een OCR-oplossing die bonnetgegevens kan vastleggen en integreren met boekhoudprogramma’s of ERP-systemen
Nederlandse boekhoudpakketten met ingebouwde scan-functie:
- Yuki biedt OCR-functionaliteit voor automatische verwerking van documenten zoals facturen, bonnen en bankafschriften
- SnelStart heeft ingebouwde mogelijkheden voor het uploaden en verwerken van bonnetjes en inkoopfacturen
Stap 2: Verbind je systemen via automatiseringsplatforms
Gebruik platforms zoals Zapier, Make of Pipedream om je AI-tool te koppelen aan je bestaande administratiesystemen. Een typische workflow ziet er zo uit:
- Invoer: Factuur wordt gescand of ge-upload
- AI-verwerking: OCR extraheert alle relevante gegevens
- Validatie: Systeem controleert gegevens op volledigheid
- Integratie: Gegevens worden automatisch ingevoerd in je boekhoudpakket
- Archivering: Originele document wordt digitaal opgeslagen
Stap 3: Implementeer en optimaliseer
Begin met een beperkte test van 10-20 facturen om de nauwkeurigheid te controleren. Intelligent document processing (IDP) software herkent gegevens uit documenten automatisch, verwerkt ze direct in je systemen en matcht de inhoud met stamdata, wat niet alleen tijd bespaart maar ook de kans op fouten minimaliseert.
Praktische voordelen voor ondernemers
Tijdbesparing: Automatische factuurverwerking elimineert het handmatig overtypen van gegevens en zorgt voor digitale archivering van alle documenten.
Foutreductie: Automatische verwerking elimineert typfouten en vergissingen bij handmatige invoer.
Compliance: Digitale archivering zorgt ervoor dat alle documenten traceerbaar en doorzoekbaar blijven voor controles.
Kostenoverwegingen
De meeste OCR-diensten werken op basis van het aantal verwerkte documenten. Prijzen variëren van €0,10 tot €0,50 per document, afhankelijk van de complexiteit en het volume. Voor een gemiddelde ZZP’er of klein bedrijf betekent dit een maandelijkse investering van €20-100 voor volledige automatisering.
Aan de slag
- Inventariseer je huidige factuurvolume en administratieproces
- Test een OCR-dienst met een kleine batch facturen
- Stel automatiseringskoppelingen in via Zapier of Make
- Monitor de nauwkeurigheid en pas waar nodig bij
De technologie is volwassen genoeg voor dagelijks gebruik. AI maakt het mogelijk dat repetitieve en administratieve taken grotendeels verdwijnen, waardoor ondernemers meer tijd hebben voor hun kernactiviteiten.
